Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten für Zwecke der Hauptversammlung und zu den den Aktionären nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechten
1) Allgemeine Informationen
a) Einführung
Die Südweststahl AG legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – „DS-GVO”), dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG”) und dem Aktiengesetz („AktG”) im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung.
b) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO
Südweststahl AG, Friedrichstr. 16, 69412 Eberbach
Telefax: +49 (0) 6271-82299
E-Mail: contact@sws-ag.com
c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Herold Unternehmensberatung GmbH
Herr Philipp Herold
Hafenstraße 1a
23568 Lübeck
E-Mail: datenschutz@hub24.de
2) Betroffene personenbezogene Daten
Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von teilnehmenden Aktionären, Stimmrechtsvertretern („Vertretern”) und Gästen, wobei nicht für alle genannten Betroffenen stets alle genannten personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
- Vor- und Nachname
- Anschrift
- Telefonnummer
- E–Mail-Adresse
- Aktienanzahl, Aktiengattung und Besitzart der Aktien
- Nummer der Eintrittskarte
Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten („Anfrage”), verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Anfrage mitgeteilt wurden und die erforderlich sind, um die Anfrage zu beantworten (zB die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten wie etwa E–Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären oder deren Vertretern in der Hauptversammlung.
Sofern wir diese Daten nicht direkt vom betroffenen Aktionär oder Vertreter erhalten, werden uns diese von den jeweils für den Aktionär tätigen Finanz- oder Kreditinstituten zur Verfügung gestellt. Ist der betroffene Aktionär Namensaktionär, haben wir seine Kontaktdaten dem Aktienregister entnommen.
3) Zweck und Rechtsgrundlage für Datenverarbeitung
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
- für die Teilnahme an der Hauptversammlung
- zur Erfüllung der aktienrechtlichen Anforderungen (z.B. für das Teilnehmerverzeichnis)
- zur Ermöglichung der Ausübung der Aktionärsrechte (z.B. Teilnahmerecht, Wortmeldung und Stimmabgabe)
- zur Ermöglichung der Ausübung der Aktionärsrechte (z.B. elektronische Fragemöglichkeit, Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl, Beantwortung von Anfragen)
- zur Kommunikation mit den zur Hauptversammlung zugelassenen Aktionären und Bevollmächtigten
- zur Verhinderung und Aufdeckung von illegalen Aktivitäten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die aktienrechtlichen Bestimmungen (§§ 118 ff. AktG), jeweils in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DS–GVO. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen aus dem Aufsichts-, Steuer- und Handelsrecht. Rechtsgrundlage bildet auch hier Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DS–GVO.
Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter Interessen wie die Vorbereitung der Hauptversammlung und die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Hauptversammlung oder die Wahrung der Wertpapierhandelsvorschriften außereuropäischer Länder. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f DS–GVO. Soweit Sie uns personenbezogene Daten in Zusammenhang mit einer Anfrage übermitteln, ist Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung zum Zwecke der Beantwortung Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a DS–GVO.
Im Rahmen der Beantwortung von Fragen durch die Südweststahl AG im Rahmen der Hauptversammlung kann es dazu kommen, dass der Name des Fragestellers genannt wird, wenn der Fragesteller hierin eingewilligt hat, eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht oder dies zur Beantwortung der Frage erforderlich ist oder sonst im berechtigten Interesse der Gesellschaft liegt (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a, c bzw. f DS–GVO).
4) Weitere Empfänger der personenbezogenen Daten
Auf der Hauptversammlung können andere Aktionäre der Südweststahl AG und deren Vertreter die im Teilnehmerverzeichnis nach § 129 AktG zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen.
Zur Organisation und Durchführung der Hauptversammlung bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister in der EU (z. B. Hauptversammlungs-Provider, Bank, Notar, Rechtsanwälte), die – soweit erforderlich – durch Auftragsverarbeitungsverträge gem. Art. 28 DS–GVO datenschutzrechtlich verpflichtet werden. Diese Dienstleister erhalten von der Südweststahl AG nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung.
Wir können verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, die die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung verarbeiten (Art. 4 Nr. 7 DS–GVO), insbesondere an öffentliche Stellen wie die zuständige Aufsichtsbehörde.
Ferner haben unter Umständen Gäste und Journalisten Zugang zur Hauptversammlung, die die Südweststahl AG hierfür zugelassen hat. Die versammlungsöffentlichen Äußerungen, die personenbezogene Daten enthalten, können von diesen wahrgenommen werden. Auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die nach Maßgabe dieser Datenschutzhinweise auf der Hauptversammlung bekanntgegeben werden, durch die anwesenden Gäste und Journalisten haben wir keinen Einfluss. Wir sind insoweit nicht verantwortliche Stelle im Sinne der DS–GVO.
5) Speicherdauer/-ort
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Wir anonymisieren oder löschen diese personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies gilt nicht, wenn und soweit uns gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z.B. im AktG, im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichten oder die Daten für gerichtliche oder außergerichtliche Verfahren, beispielsweise im Falle von Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen, erheblich sind; in diesen Fällen speichern wir die Daten, solange die entsprechenden Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen oder bis zum rechtskräftigen oder anderweitig endgültigen Abschluss der entsprechenden Verfahren, einschließlich etwaiger Vollstreckungsverfahren.
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen, außer in Fällen, in denen es nach der DSGVO zulässig ist.
6) Ihre Rechte nach der DS–GVO
Sie können sich jederzeit und unentgeltlich mit einer formlosen Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten oder direkt an uns wenden, um Ihre Rechte gemäß der DS–GVO auszuüben. Sie haben hiernach das Recht:
- gem. Art. 15 DS–GVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gem. Art. 16 DS–GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gem. Art. 17 DS–GVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
- gem. Art. 18 DS–GVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird (die Einschränkung gilt dann für die Dauer der Überprüfung), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt und Sie die Löschung ablehnen, wenn wir die personenbezogenen Daten zwar nicht länger benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie gem. Art. 21 Abs. 1 DS–GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (für die Dauer der Überprüfung der Berechtigung des Widerspruchs);
- gem. Art. 20 DS–GVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
- gem. Art. 7 Abs. 3 DS–GVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
- gem. Art. 77 DS–GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Näher hierzu sogleich Ziff. 7.
7) Beschwerderecht
Bei Fragen und Beschwerden können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 1) c)) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DS–GVO).
Die für die Südweststahl AG zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und
die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
oder:
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Homepage: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de